Operationsplanering: Inte en enda operationstid får stå oanvänd

Operationsplanering: Inte en enda operationstid får stå oanvänd

Tre kvinnor i operationskläder sitter vid en dator
Dags för veckomöte på operationsavdelningen, Länssjukhuset Ryhov, för att gå igenom alla planerade operationer. Åsa Bengtsson, operationskoordinator för dagkirurgi, Veronica Baumann Annerhagen, överläkare och medicinskt ansvarig och Sofia Teodorsson, operationskoordinator för inneliggande patienter, diskuterar kommande veckas schema med Houman Ebrahimi, ortoped och överläkare, som denna dag är med på distans via skärm. Foto: Mikael Bergström

Varje torsdag träffas vårdenhetschefer, driftsansvariga läkare och koordinatorer för de opererande klinikerna på Länssjukhuset Ryhov. Syftet är att optimera ett effektivt operationsprogram för de planerade operationerna utifrån medicinsk prioritet, behov och resurser. Målet är att inte en enda operationsresurs ska stå oanvänd.

– Vi gör en dynamisk fördelning av operationstid utifrån kösituation, prioritet och hur klinikerna har anpassat sina processer. Vi försöker göra en rättvis fördelning av salsresurserna även om det inte alltid är tillräckligt. Här är den ”packning” vi gör av operationsscheman och vår dialog med de opererande klinikerna mycket viktig, säger Houman Ebrahimi, ortoped, överläkare och en av de ansvariga för operationsplaneringen.

Alla opererande kliniker behöver utrymme på sjukhusets operationsavdelning. Därför träffas operationsavdelningen, kirurgkliniken, urologkliniken, kvinnokliniken, ortopedkliniken och öron-näs-halskliniken varje vecka för att gå igenom behov och resurser.

Operationer uppdelade mellan sjukhusen

Många operationer är uppdelade mellan länets tre sjukhus. På Länssjukhuset Ryhov sker till exempel all kärlkirurgi, större cancerkirurgi, barnkirurgi och robotkirurgi.

– Vi har under pandemin fortsatt att se över olika typer av ingrepp, både planerade och akuta, som vi kan samla till ett sjukhus. Det finns vissa typer av ingrepp som vi bara gör här på Ryhov på grund av möjligheten att ha dygnet runt-verksamhet och vårt nya hybrid angiolabb här på operation. Men i den mån vår planering blir överbelastad för vi en dialog mellan sjukhusen kring den akuta resursen. Inför sommaren till exempel diskuterar vi med Värnamo och Eksjö om ökad samverkan, säger Veronica Baumann Annerhagen, narkosläkare och medicinskt ansvarig på dagkirurgen.

Komplext arbete ”packa” operationsschema

Att ”packa” ett operationsschema är ett komplext arbete. I det digitala planeringsverktyget visas vilka operationer som väntar, prioritet och hur de olika blocken på operationsavdelningen ser ut.

– Det är en stor hjälp. Planeringsverktyget lägger mallar för operationstid, men de behöver justeras beroende på en rad omständigheter, som till exempel patientens sjuklighet och operatörens eller narkosläkarens vana vid just det ingreppet, säger Veronica Baumann Annerhagen.

Operationssalarna är uppdelade för planerade operationer som kräver inneliggande vård, akuta operationer och dagkirurgi. Om flödet av akuta operationer blir mindre uppstår det luckor som kan fyllas med planerade operationer som fått vänta under dagen.

Följer operationsbehovet vecka för vecka

– Vi tittar igenom operationsbehovet noga vecka för vecka, för att få plats med så många operationer som möjligt. Vi tittar på de tider som är inlagda och om de behöver justeras något, säger Åsa Bengtsson, operationskoordinator på dagkirurgen.

Hon konstaterar att coronapandemin har lett till att processerna utvecklats.

– Vi ”packar” nu operationsschemat mer synligt för alla och har ett väldigt bra samarbete och dialog med varandra och klinikerna, där vi är extremt flexibla i att hjälpa varandra, till exempel mellan slutenvårdspatienter och dagkirurgi. Alla gör ett fantastiskt jobb där vi försöker utnyttja alla tider som finns på operationssalarna, något som har utvecklats under pandemin. De här torsdagsmötena gör också att vi kan prata och hjälpa varandra direkt, till exempel med att byta operationsdag, säger Åsa Bengtsson.

Flexibilitet och uppföljning

Flexibiliteten behövs också om till exempel en tänkt operatör är sjuk, då berörd klinik får undersöka om det går att hitta ersättare eller på annat sätt styra om operationen.

Klinikernas koordinatorer har också utvecklat arbetssätt där patienter som väntar på operation följs upp, för att se om prioriteten förändrats något och att de i övrigt är friska när operationsdagen närmar sig.

Förberedelsetiden för patienten varierar stort, beroende på till exempel återbud som uppstår.

Söker patient till operationslucka

– Vi har till exempel en lucka i morgon, så därför har vi nu på förmiddagen sökt patient som passar för att ta den tiden – och det löste sig. Vi trixar hela tiden för att få in så många tider som möjligt. Vår prio är att inte stryka några planerade patienter, konstaterar Sofia Teodorsson, operationskoordinator för de planerade operationerna som kräver inneliggande vård.

Att ”packa” ett operationsschema bygger till stor del på kvalificerade bedömningar av en lång rad faktorer.

Tillbakablick ger erfarenhet

– Sedan kan vi retrospektivt se om våra prognoser stämde, eller om de var bättre eller sämre, vilket ger oss erfarenhet som vi för vidare i dialog med de opererande klinikerna, säger Veronica Baumann Annerhagen.

Noggrann planering är en viktig del för att det ska fungera.

– Därför är detta veckoplaneringsmöte viktigt. Här får vi en översikt snabbt hur det ser ut och kan sedan meddela berörda kliniker, säger Houman Ebrahimi.

Nya arbetssätt frigör operationsutrymme

Coronapandemin har lett till uppskjuten vård. En stor del av den finns inom de opererande verksamheterna. En tydlig utveckling på de berörda klinikerna är därför en genomgång av vilka typer av operationer som lika bra kan genomföras på egen mottagning under lokalbedövning och smärtlindring. Detta för att frigöra så mycket utrymme som möjligt på operationsavdelningen.

– Alla är väldigt medvetna om de köer som finns och det finns en grundinställning bland medarbetarna att man vill vara med och lösa detta. Pandemin har gjort att vi har utvecklat en helhetssyn på vårt uppdrag och vår samverkan med andra för att fylla luckor och lösa platsbrist. Det är ett nytt sätt att tänka kring operationsplanering som blir effektivare och transparant, vilket är hoppfullt. Vi har stor nytta av de senaste två åren då vi utvecklat ett nytt tänk när vi jobbat effektivt med begränsade resurser, säger Veronica Baumann Annerhagen.

MIKAEL BERGSTRÖM

Fotnot: Operationsavdelningens verksamhet är uppdelad i tre delar, planerade operationer för inneliggande patienter, planerade operationer i dagkirurgi, samt akut- och traumaenhet.
Begreppet ”akuta operationer” prioriteras i fem nivåer: 1: omedelbart 2: inom 2 timmar 3: inom 6-8 timmar, 4: inom 24 timmar 5: inom 5 dagar. Samtidigt är planeringen hela tiden dynamisk, vilket kan leda till snabba omprioriteringar och bedömningar om operationsbehov inom femdagarsintervallen.

En gång i veckan hålls planeringsmöte för planerade operationer. Varje morgon är det genomgång för alla akuta operationer.

Läs mer:

Så kortar vården väntetiderna: Samarbeten och nya arbetssätt för att korta köer

Grön laser och ändrade arbetssätt på urologen minskade väntetider

När behovet får styra minskar väntetiderna

Kvinnokliniken: Patienten styr sederingen själv vid ingrepp

Region Jönköpings län hjälper grannlän med avancerad röntgenundersökning