Så går upphandling till

Identifiering av det aktuella behovet och en övergripande analys av hur marknaden ser ut. Det är viktigt att se till hela regionens behov och möjligheter till samordning. Område inköp gör bedömningen av vilket upphandlingsförfarande och vilken avtalstid som är lämpligast. Tillsammans utgör denna information en upphandlingsstrategi.

Genom upphandlingens expertgrupp inhämtas värdefull expertkunskap från utsedda verksamhetsrepresentanter. Uppdraget är att specificera krav och säkerställa att varorna/tjänsterna motsvarar de aktuella behoven.

I expertgruppen deltar utsedda verksamhetsrepresentanter. Hur representanterna utses beror på upphandlingens omfattning. Expertgruppens värdefulla expertkunskap garanterar att rätt förutsättningar redovisas till anbudsgivarna. Det handlar om att relevanta krav ställs och att relevanta och kriterier hämtas in. Ett väl genomfört arbete i expertgruppen leder till att varor/tjänster som motsvarar behoven köps in. 

Upphandling är ett viktigt verktyg i arbetet mot en hållbar framtid. För att nå de mål som finns formulerade i regionens Hållbarhetsprogram ställs hållbarhetskrav i en mängd av våra upphandlingar. Krav ställs bland annat för att främja förnybara drivmedel, ekologiska livsmedel, återvunna material, energieffektiv utrustning och resfria möten. Utifrån vår kemikaliestrategi ställs krav om miljö- och hälsoskadliga ämnen i förbrukningsmaterial, elektronik, inredning, textilier och leksaker, med syftet att minska negativ påverkan. Sociala/etiska krav ställs på leverantörerna i enlighet med regionernas nationella riktlinjer, för att bidra till rättvisa arbetsvillkor i tillverkningsländerna.

Upphandlingsdokumentet utgör en sammanställning av de krav och villkor som ställs för det som ska upphandlas. Upphandlingsdokumentet består av tre delar – administrativa föreskrifter (inklusive krav på leverantör), kravspecifikation och avtalsvillkor.

Upphandlingsdokumentet annonseras digitalt. All hantering av frågor och svar, samt inlämnande av anbud sker också helt digitalt genom upphandlingssystemet TendSign.

När upphandlingsdokumentet är publicerat kan leverantören ställa frågor om innehållet i underlaget. Detta görs i upphandlingssystemet.

Svar, förtydliganden och kompletteringar publiceras samtidigt, för att alla leverantörer ska ha samma möjlighet att lämna ett konkurrenskraftigt anbud.

Inkomna anbud ska vara kvalificerade, det vill säga uppfylla alla ställda krav både på leverantör och vara/tjänst. Därefter utvärderas de kvalificerade anbuden för att avgöra vilken eller vilka leverantörer som ska tilldelas avtal. Utvärdering kan ske antingen utifrån bästa förhållandet mellan kvalitet och pris eller genom lägsta pris

Efter kvalificering och utvärdering av anbuden framgår vilket/vilka anbud som har bästa förhållandet mellan kvalitet och pris eller har lägst pris och därmed ska tilldelas avtal.

Ett beslut om att tilldela avtal kan överprövas av övriga anbudslämnare till förvaltningsrätten (och fler instanser). Överprövningsprocessen kan ta flera månader och medföra att avtal inte kan tecknas vid den tid som planerats. 

Avtal tecknas med den/de leverantör/er som tilldelats avtal. Avtalstiden är ofta fyra år, men kan både vara kortare och längre.

Inför avtalsstart är det viktigt att stämma av med leverantörerna hur avtalet ska fungera. Här är det också viktigt att alla beställare får information om när avtalet trädet i kraft, vad det innehåller och hur man beställer.

Avtalet följs upp kontinuerligt genom kontroll av avtalsefterlevnad, leveransstatistik med mera. Det förs också en dialog kring utveckling av varorna/tjänsterna.