Så här genomförs byggprojekt

Behovsbeskrivningen är verksamhetens egen berättelse om verksamheten och beskrivs utifrån balanserat styrkort (BSC) och de fem perspektiven.

Syftet med behovsanalys

• Klargöra varför en förändring behövs.
• Klargöra vilka värden som en lokalförändring skulle ge.

Behovsanalysen ger svar på två frågor

• Vad ska uppnås?
• Vad ska prioriteras?

Tänk på att

• fokusera på orsaker till behovet
• övergripande sammanhang och omvärldsfaktorer påverkar
• behovsanalysen ska identifiera behov och problem – inte lösa dem.

Arbetsfördelning

Verksamheten beskriver behovet av en lokalanpassning för lokal samordnare eller förvaltare beroende på vilken verksamhet det gäller och var verksamheten har sina lokaler.

Resultat

Resultatet av arbetet läggs in i Rubert* och är en behovsanalys som redovisar behov och mål, samt verksamhetens specifika krav.

Beslut

Om fastighetsstrategiska rådet prioriterar ärendet får regionfastigheter uppdraget att genomföra en förstudie.

*) Region Jönköpings län har en fastställd investeringsprocess. Som stöd för investerings-äskanden används IT-verktyget Rubert som är ett webbaserat system i sju steg – från lokalbehov till godkännande och upphandlingsbeslut och genomförande.

Olika lösningar på de beskrivna behoven prövas. Verksamhetens framtida arbetssätt studeras och omsätts därefter i idéskisser, volymstudier med mera allt för att ha ett bra underlag för att kunna välja det alternativ som bäst svarar mot verksamhetens behov och mål.

Förstudien består av flera delar, bland annat ett AFP, avdelningsfunktionsprogram och beskrivning av olika tekniska förutsättningar.

Syfte med förstudie är att

• specificera förutsättningar och krav utifrån behovsanalysen
• fastställa omfattningen av projektet, lokalbehov, behov av teknisk förnyelse med mera
• pröva alternativa lösningar mot gällande lokalförsörjningsplaner
• ta fram kostnaden för projektet
• ta fram hyreskostnaden för de nya lokalerna.

Arbetsfördelning

Verksamheten har en central roll under förstudien med att ta fram AFP. Arbetet med att ta fram AFP bedrivs i arbetsgrupp bestående av representanter för verksamheten och leds av lokalplanerare från regionfastigheter. Oftast finns också arkitekt med i gruppen. I detta skede fastställs lokalbehovet och alla dimensionerande faktorer som antal vårdplatser, antal undersökningsrum och så vidare. Därför är det särskilt viktigt att ledningen för verksamheten deltar i arbetet.

Som stöd i arbetet använder regionfastigheter systemstödet Program för teknisk standard, PTS*. PTS innehåller bland annat typrum som anger hur utrymmen, framförallt inom vården, ska utformas och vilken storlek de ska ha.

Vanligtvis handlar detta skede om 4–5 möten för verksamheten. Därutöver krävs arbete mellan mötena. Under denna tid bör också studiebesök hinnas med.

AFP består av verksamhetsbeskrivning, beskrivning av lokal- och sambandskrav samt en planlösningsskiss. AFP ska godkännas av verksamheten. Här ska också utrustningsbehovet och kostnader för konstnärlig utsmyckning redovisas som underlag för total projektkalkyl.

Tekniska program, miljöprogram, gestaltningsprogram, kostnadsberäkning, hyresberäkning med mera ansvarar regionfastigheter för.

Tänk på att

• verksamhetens möjlighet till inflytande och påverkan är som störst i detta skede
• omfattningen av projektet bestäms i förstudien i och med att lokalbehov och funktioner fastställs
• avsätta resurser för arbetet
• göra studiebesök
• involvera andra intressenter exempelvis brukare/brukarorganisationer i projektet
• kontakta inköp för hjälp med att få en preliminär kostnad för inredning och utrustning.

Resultat

Förstudien resulterar i en förstudierapport som förutom förslag till lösning även innehåller verksamhetsbeskrivning, funktionssamband, teknisk redovisning, kostnadskalkyl, hyresberäkning samt en uppskattad tidsåtgång för genomförandet. Om direktören för verksamheten godkänner det går ärendet vidare till fastighetsstrategiska rådet.

Beslut

Fastighetsstrategiska rådet bedömer värdet av förändringen i förhållande till kostnaden och avslår eller skriver fram ärendet för politiskt beslut i regionstyrelse eller regionfullmäktige.

Nästa steg i byggprojektet är Programarbete.

*) Ledningssystemet PTS Program för teknisk standard  hjälper användaren att göra rätt från början och att få rätt kvalitet i programarbete, projektering, byggande och förvaltning. Vilket sparar både tid och pengar.

Det är Region Jönköpings län som har arbetat fram grunden till systemet som gått från dokument i pärmar till dagens webbaserade som nu används av många landsting och regioner i Sverige.

Programarbetet är den process då verksamhetens behov och krav för respektive rum beskrivs i detalj, bland annat i ett rumsfunktionsprogram, RFP.

Syfte med programarbetet är att

• detaljerat beskriva verksamhetens krav på funktioner i lokalerna
• beskriva vilken inredning och utrustning som ska finnas i rummen
• skapa ett underlag för projektering
• skapa ett underlag för fortsatt planering av inredning och utrustning.

Arbetsfördelning

För att det ska bli rätt från början är det viktigt att verksamheten tar en aktiv roll även i denna fas av lokalprojektet . Det kräver tid, engagemang och mandat.

Arbetet med att ta fram RFP sker i arbetsgrupper, en eller flera, beroende på verksamhetens organisation och projektets storlek. Arbetsgrupperna består av företrädare från verksamheten men delvis med annan sammansättning än arbetsgrupperna i förstudien. Även i detta skede leds arbetet av lokalplanerare från regionfastigheter. I gruppen ingår oftast även arkitekt. Verksamheten bör representeras av olika funktioner och yrkesgrupper. Beräkna att det krävs uppskattningsvis 4–5 möten, med arbete mellan mötena, för att göra färdigt ett RFP.

Färdigt RFP övertas av inköpare på område inköp och används som underlag i det fortsatta arbetet med att planera inköp av inredning och utrustning. Om det är möjligt är det värdefullt om en inköpare deltar i det sista RFP-mötet.

Verksamheten säkerställer sin interna kommunikation med de verksamheter och sakkunniga som har betydelse för lokalutformningen.

Tänk på att

• verksamhetens möjlighet till inflytande och påverkan på krav på funktioner och utrymmen är stort även i detta skede
• avsätta resurser för arbetet
• involvera andra intressenter exempelvis medicinsk teknik, IT, vårdhygien, AME
• när programarbetet avslutats ökar kostnaderna för varje förändring som görs och därmed minskar/upphör verksamhetens möjlighet att påverka slutresultatet.

Resultat

Resultatet är ett rumsfunktionsprogram, RFP som

• beskriver varje enskilt rum som ingår i ett projekt och är samlad i enheter som följer verksamhetsgränser – beskrivningen omfattar hur rummet används och innehåller specifikationer av krav på rummets egenskaper samt inredning och utrustning
• utgör underlag för fortsatta arbetet med teknisk projektering och utrustnings- och inköpsplanering
• är en överenskommelse mellan verksamhet och projektet om vad som ska utföras
• beskriver fördelning av kostnader och ansvar genom gränsdragning mellan verksamhet och fastighet.

Även i RFP arbetet används systemstödet Program för teknisk standard, PTS. I PTS finns fastställda typrum som beskriver krav på utrymmen för regionens verksamheter. Kraven ställs utifrån verksamhetens krav på funktionalitet men även utifrån regionens standard på utrymmen, lagar, förordningar med mera. Avsteg från PTS beslutas av regionfastigheter eller av styrgruppen beroende på avstegets karaktär.

Beslut

Verksamheten godkänner RFP och därmed påbörjas projekteringen.

Nästa steg i byggprojektet är Systemhandling och projektering.

Nu beräknas kostnaden återigen och stäms av mot beviljad investeringsram och en preliminär tidplan för genomförandet tas fram. Verksamhetens inköp av utrustning planeras och tas hänsyn till. Detaljutformningen mynnar ut i de färdiga bygghandlingarna.

Syfte med systemhandling och projektering är att

• i detalj beskriva lokalernas utformning
• skapa en kravspecifikation inför upphandling och produktion.

Arbetsfördelning

Regionfastigheters projektenhet ansvarar för systemhandling och projektering*. Byggprojektledaren/projekteringsledaren ansvarar för arbetet och tillsätter en projekteringsgrupp bestående av konsulter och olika funktioner från regionfastigheter. Beroende på projektets art kan verksamhetens projektledare delta i arbetet. I de fall detta inte sker är det lokalplaneraren som har kontakterna med verksamheten.

I detta skede skapas en organisation för samordning i byggprojektet där verksamheten ingår.

Verksamhetens uppgift i projekteringen är att fortsatt specificera vilken inredning och utrustning som behövs. Verksamheten tillsammans med inköpsenheten ansvarar också för att denna beställs.

Kostnader för inredning och utrustning ingår inte i projektkostnaden. Lokalernas utformning anpassas efter den utrustning som hyresgästen specificerat.

Resultat

Projekteringsarbetet resulterar i ett förfrågningsunderlag som ligger till grund för upphandling av den entreprenör** som ska genomföra om- eller nybyggnationen.

Beslut

Om projektet beräknas hålla sig inom den tilldelade investeringsramen startar upphandlingen enligt LOU.

Nästa steg i byggprojektet är Upphandling.

*) Byggnadsprojektering: Utformning, dimensionering och beskrivning av blivande byggnader. Resultatet av en byggnadsprojektering blir bland annat arkitektritningar (utformning), konstruktions-, värme-, ventilations- och sanitetsritningar, elinstallationsritningar samt tekniska beskrivningar.

**) Entreprenör: En person eller ett företag som genomför en entreprenad. Ett samlingsbegrepp för discipliner som byggnads-, el-, vvs-, styrentreprenör med flera.

Beroende på val av entreprenadform kan upphandlingen göras före projekteringen. Vid en utförandeentreprenad ansvarar byggherren (regionfastigheter) för projekteringen medan det vid en totalentreprenad är entreprenören som genomför projekteringen.

Arbetsfördelning

Regionfastigheter ansvarar för upphandlingen.

Beslut

Direktören för verksamhetsstöd och service tar beslut om vilken anbudsgivare som ska tilldelas projektet.

Nästa steg i byggprojektet är Produktion.